Timemanagement? HELP!

Timemanagement help

Timemanagement? HELP!!

Ik kan me de tijd nog herinneren waarin ik leerde werken met een tekstverwerkingsprogramma. We hebben het over het jaar 1992, ik was 27.
Wat een veranderingen sindsdien.

In 1992, ik was toen in opleiding voor uitkeringsdeskundige WAO, maakte ik op de volgende manier een brief:

  • Ik pakte één van de vier brievenboeken, ordners van het brede type
  • Hierin ging ik op zoek naar de brief die in de basis het meest klopte
  • Voor bijzondere omstandigheden, zoals korting op een uitkering of een toeslag, zocht ik een andere brief
  • Ik liep naar het kopieerapparaat en kopieerde deze brieven
  • Terug op mijn werkplek, pakte ik schaar en pritt stift en ging letterlijk een nieuwe brief ‘knippen en plakken’ (nu Ctrl C + Ctrl V)
  • Mijn creatie werd gecontroleerd en ging door naar de typegroep
  • Eén of twee dagen later kreeg ik mijn brief getypt terug
  • Na controle (er zaten soms nog fouten in, dan moest de brief terug voor correctie), stopte ik de brief in een envelop die door de postkamer verstuurd werd.

Vanaf 1992 ging het snel anders. Automatisering, handig worden met al die systemen, naast de wetskennis die je bij moest houden. En laten we eerlijk zijn, die sociale verzekeringen, de ene wijziging kwam na de andere. En voor we goed en wel op weg waren, kwam er wel weer een herstelwet overheen, omdat bepaalde uitwerkingen ongewenst waren. 

Continu schakelen, flexibel zijn, ontwikkeling van competenties en vaardigheden. Ik vond het geweldig! Maar dit was zeker niet voor iedereen het geval. Ik zag ook dat collega’s die net even ouder waren, het best lastig vonden. Het ging ineens allemaal zó snel. En nog steeds…

Drukke tijden

Het zijn drukke tijden waarin veel van ons wordt verwacht. Daar bovenop doen we onszelf (en ook elkaar) veel aan door steeds meer prikkels aan elkaar te geven en toe te laten.

Denk eens terug aan de tijd dat je thuis nog geen computer had, nog geen mobiele telefoon. Wat deed je toen? Hoe deed je het toen? Hoe zag je werkdag er toen uit? Wat is er sindsdien op je werk allemaal veranderd waar je nu wel mee moet ‘dealen’?

Er zijn mooie filmpjes in omloop over al die prikkels. Oké, de boodschap is gericht op ‘Offline zijn in het verkeer’, maar ook op je werk zou je er misschien best eens naar kunnen kijken.

Hoeveel prikkels laat jij toe overdag?

En dan bedoel ik niet eens privé, omdat je je smartphone bij je hebt. Maar denk bijvoorbeeld eens aan je mailbox. Zie je iedere mail die binnenkomt op je bureaublad ‘oppoppen’? Misschien zelfs met geluid? En open je deze meteen? Of heb je vaste tijden waarop je je mail opent, zodat je ongestoord kunt werken. En hoe ga je om met onderbrekingen van bijvoorbeeld een collega die iets komt vragen of vertellen? Vlieg je soms van overleg naar overleg? Waar is de tijd om dingen uit te werken? Het is soms een heel gepuzzel. En vaak hebben we meer te doen dan de tijd toe laat.

Er is geen goed of fout. Wel is er je eigen beleving en die van je omgeving en er is werk dat af moet. Heb jij last van werkdruk? Heb je het gevoel dat je alleen maar brandjes aan het blussen bent? Misschien heb je wel last van de werkdruk van een ander! En kan jij niet verder, omdat je collega steeds te laat is met het opleveren van stukken. Timemanagement is in mijn ogen geen individuele zaak. Jouw acties hebben gevolgen voor de acties van je collega’s en andersom werkt het net zo. Het is een zaak van iedereen die samenwerkt.

Als je alleen maar brandjes blust, dan kom je niet meer aan werken toe…

De hele dag het gevoel dat je brandjes aan het blussen bent? Dan is er echt iets aan de hand. Je kunt dan alleen nog reageren op gebeurtenissen. Acute problemen, achterstanden, moeten! Dit is de fase waarin je je overzicht kwijt bent en geen regie meer hebt. Het is nu echt tijd om een time-out te nemen en van A-Z te kijken waar je mee bezig bent, en hoe je dit doet.

Hoe je timemanagement werkt of juist niet, hangt van veel factoren af:

  • Welke functie heb je?
  • Wat wordt er van je verwacht?
  • Moet je meteen beschikbaar zijn voor de ander?
  • Hoe is de samenstelling van je team?
  • Op welke manieren werk je samen, onder welke voorwaarden?

En natuurlijk hangt veel af van jou:

  • Hoe zit jij in elkaar?
  • Waar zitten jouw kwaliteiten?
  • Waar zitten jouw valkuilen?

Weet jij het?

De 4 A’s van Timemanagement

Er zijn veel modellen in omloop die helpen ordenen. Ik geef je alvast mijn model, de start van goed Timemanagement. De hele dag krijg je post, berichten, telefoon, of neem je deel aan een gesprek of vergadering. Al deze informatie moet je wel filteren, anders zie je echt door de bomen het bos niet meer. Ik heb hier het volgende schema voor gemaakt en heb het ‘de 4 A’s van timemanagement’ genoemd.

De 4 A's van Timemanagement - Esther Roelofs

En nu aan de slag

Lukt het niet helemaal? Vraag dan om hulp. Of het nu gaat om het aanbrengen van structuur of leren ‘nee’ zeggen. Je kunt mij inschakelen, velen gingen je voor, zowel in teamverband als individueel. Als je wilt, kom ik zelfs op je werkplek en ruimen we samen op. Van kast tot mailbox, van ordner naar digitale mappen. Bespreek het met je leidinggevende, samen pakken we het op. Je leest daarover meer in mijn aanbod voor Timemanagement.

Lees meer over Timemanagement coaching en training
2017-08-01T08:22:08+00:00